一場(chǎng)6人左右的普通會(huì)議，會(huì)花費(fèi)多少成本？

神州信息董事長兼首席執(zhí)行官郭為在其新書《時(shí)間的力量》一書中算了這樣一筆賬：以一個(gè)年收入20萬元的職員、一個(gè)年收入50萬元的中層、一個(gè)年收入100萬元的高管計(jì)算，他們每人每分鐘的時(shí)間成本大約是1.6元、4元和8元，如果將他們放在一起開會(huì)超過45分鐘，成本便會(huì)超出1000元。而一家企業(yè)想要賺到1000元的凈利潤，所付出的時(shí)間成本是45分鐘的幾倍不止，還不算其它成本。

然而，開會(huì)作為一種達(dá)成成員共識(shí)、解決問題、做出決策的手段，在任何一家企事業(yè)單位都無法避免，久而久之，開大會(huì)、開長會(huì)、多開會(huì)這種“文山會(huì)海”的現(xiàn)象就難以避免，也頗受詬病。6月15日，中央層面整治形式主義為基層減負(fù)專項(xiàng)工作機(jī)制會(huì)議強(qiáng)調(diào)，將糾治和力戒形式主義、官僚主義擺在更加突出的位置。

時(shí)隔五年再度強(qiáng)調(diào)整治“文山會(huì)海”現(xiàn)象，原因在于這一頑疾多年來未得到有效改善，開會(huì)往往依舊重形式輕內(nèi)容，時(shí)間長、頻次高但不解決任何實(shí)質(zhì)問題，并且還演變出“套會(huì)”、“陪會(huì)”、“重復(fù)會(huì)”等多種奇怪現(xiàn)象。甚至有人感嘆：天下苦開會(huì)久矣。就連《中國紀(jì)檢監(jiān)察》也指出，“文山會(huì)海”依然是基層干部吐槽的焦點(diǎn)。

那如何避免“文山會(huì)海”現(xiàn)象出現(xiàn)呢？在神州信息這家企業(yè)，基于“時(shí)間管理”的方法論引導(dǎo)，每次開會(huì)前，參與人員會(huì)通過“拉條子”的方式，將開會(huì)重點(diǎn)逐一列出，并在會(huì)議中以最短的時(shí)間講明白最重要的事情，進(jìn)而形成會(huì)議共識(shí)，產(chǎn)生解決方案。

《時(shí)間的力量》一書中提到過一個(gè)關(guān)于神州信息承接交付客戶項(xiàng)目的實(shí)踐案例，其中講到開會(huì)時(shí)間的控制，項(xiàng)目管理者將每日例會(huì)的時(shí)間控制在10分鐘以內(nèi)，讓每個(gè)小組代表在1分鐘內(nèi)匯報(bào)完項(xiàng)目進(jìn)展、計(jì)劃以及是否有需要?jiǎng)e人協(xié)助的困難等內(nèi)容，進(jìn)而形成項(xiàng)目共識(shí)并按節(jié)奏推進(jìn)，最終帶領(lǐng)項(xiàng)目如期上線，獲得客戶認(rèn)可。

其實(shí)在企事業(yè)單位中，很多項(xiàng)目需要爭(zhēng)分奪秒地完成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間耗損都有可能對(duì)其他環(huán)節(jié)造成負(fù)面影響，進(jìn)而讓整個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)延期的風(fēng)險(xiǎn)。如果我們能將開會(huì)時(shí)間盡可能壓縮，提高開會(huì)效率，就能為其它更重要的事情騰出時(shí)間，提高項(xiàng)目完成質(zhì)量。

事實(shí)上，開會(huì)的目的不僅僅是針對(duì)某件事提出解決方案，更重要的是釋放組織內(nèi)成員的時(shí)間，讓他們將精力投入到更重要的事情上去，高效能工作，以此實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作成就、成長價(jià)值，也為組織創(chuàng)造更大價(jià)值。只有這樣，組織才能堅(jiān)實(shí)朝著遠(yuǎn)大目標(biāo)按照既定軌道，踏實(shí)邁步向前。也唯有此才能讓組織成員在工作之余，專注生活，活得張弛有度。